Project en Programmamanagement
Projectmanagement is een verzamelterm die veel verschillende manieren van werken kan omschrijven. Zo zijn er in sales en marketing vaak routinematige projecten voor nieuwe en bestaande klanten om nieuwe producten te introduceren, vertaalbureaus spreken bijvoorbeeld van projecten om aan te geven dat ze een boek of film aan het vertalen zijn, en zelfs reïntegratietrajecten voor een zieke medewerker kunnen soms als een project worden beschouwd.
Programmamanagement kan ook op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. Zo zijn er programma’s die gericht zijn op het parallel aansturen van verschillende individuele projecten waarbij de overlap tussen de projecten minimaal is en waar de focus ligt op een zo efficiënt mogelijke inzet van mensen en middelen. Er zijn echter ook programma’s waarin de programmadoelstellingen meer centraal staan en projecten voortdurend worden aangepast om de programmadoelstellingen te behalen.
Projectmanagement
Voorneveld Consulting heeft veel ervaring met projectmanagement en is bekend met zowel Waterfall als Agile werken. Vaker wel dan niet worden deze benaderingen nu gecombineerd, dus de keuze tussen waterval en Agile is niet het een of het ander, maar eerder een goede balans tussen beide, zodat klanten de voordelen van beide manieren van werken kunnen combineren.
Projectmanagement is voor Voorneveld Consulting een hulpmiddel om een verandering in een organisatie te realiseren. Bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw facturatiesysteem. In zo’n project zullen er meerdere deelprojecten, ‘stromen’ of teams zijn die verantwoordelijk zijn voor een specifiek deelprobleem, bijvoorbeeld ‘ICT’, ‘Juridisch’, ‘Accounting’ of ‘Business’. Het projectmanagement zorgt ervoor dat de projectdoelen worden behaald en ondersteunt de leden van het projectteam om zijn/haar werk voor het project op tijd, met de juiste kwaliteit en binnen budget op te leveren.
Voorbeeld projecten
Invoeren nieuw EMEA facturering systeem
Projectmanagement voor de implementatie van een gecentraliseerd factureringssysteem in het Financial Shared Services Centre in Londen. Dit nieuwe facturatiesysteem bedient 10 verschillende landen in Europa voor de facturatie van lokale en pan-Europese diensten. Opdracht omvatte ontwerp van nieuwe facturatiemodellen en -processen, training van personeel, datamigratie en ontwikkeling van interface met Microsoft Dynamics. Zowel PRINCE-II als SCRUM methodes werden gebruikt om het project te voltooien.
Invoeren nieuw EMEA content management systeem
Projectmanagement voor een extern ontwikkeld content management (Rechteninformatie) dat geïmplementeerd moest worden in alle Europese landen en enkele landen in het Midden-Oosten. Activiteiten omvatten het verzamelen van vereisten en contractbeheer van de externe leverancier, evenals trainings- en datamigratieactiviteiten.
Integreren en migreren drie verschillende NL advertentieverkoop systemen
Projectmanagement voor het samenvoegen van verschillende advertentieverkoopsystemen tot één nieuw systeem. Project omvatte het opstellen van een nieuw contract met de nieuwe leverancier van het verkoopsysteem, de beëindiging van de contracten met de andere leveranciers en een revisie van het nieuwe systeem om aan alle nieuwe vereisten te voldoen, evenals training van personeel en migratie van historische gegevens voordat deze live ging.
Programmamanagement
Programmamanagement is voor Voorneveld Consulting een manier om blijvend invloed uit te oefenen op de manier waarop een organisatie werkt. Een programma is gericht op het realiseren van een aantal duidelijk omschreven programmadoelstellingen waarvan op voorhand nog niet duidelijk is welke activiteiten/projecten uitgevoerd gaan worden. Projecten en andere initiatieven worden geïnitieerd door het programmamanagement omdat ze bijdragen aan het behalen van de programmadoelen. Als een project of initiatief niet (meer) voldoende bijdraagt aan het behalen van de programmadoelstellingen, wordt het door het programmamanagement stopgezet. Vervolgens worden alternatieve interventies en/of projecten opgezet die wel effectief bijdragen aan de programmadoelen.
Voorneveld Consulting heeft diverse programma’s opgezet en begeleid, met name op het gebied van overnames en fusies van organisaties. Kenmerkend voor de aanpak is altijd een heldere omschrijving van de te bereiken doelen in combinatie met een realistische tijdlijn met daarin een aantal tussenliggende ‘plateaus’ waaraan altijd een duidelijk meetbaar resultaat kan worden gekoppeld. Hierdoor kunnen de betrokken organisatie(s) gedurende de opleiding toetsmomenten hebben waarop objectief kan worden beoordeeld of de transitie op de goede weg is.
Een effectief programma zal veel tijd besteden aan het formuleren van de programmadoelen voordat het programma wordt gestart, hoe beter deze worden gedefinieerd, hoe groter de kans op succes van het programma. Bij het ontwerp van het programma is het belangrijk om de belangrijkste ‘drivers’ van het programma te definiëren. Dit dient bij voorkeur een beperkte set te zijn, bijvoorbeeld effectiviteit, kosten en acceptatie. Hierdoor is het programma eenvoudig te beheren. Zodra er te veel ‘drivers’ worden genoemd, kan het programma verzanden in het verzamelen en rapporteren van informatie in plaats van het effectief managen van de programmadoelen.
Fusie van twee ‘facilities’ bedrijven naar NEP
Programmamanagement voor de fusie van twee facilitaire organisaties tot één nieuwe organisatie (NEP). Werkzaamheden waren onder meer het definiëren van de overall roadmap voor integratie en het faciliteren van de stuurgroep alsmede het helpen definiëren van de nieuwe product-marktcombinaties. Samen met de bestaande COO werden afzonderlijke synergieprojecten gedefinieerd en uitgevoerd om de synergieën te realiseren die werden geïdentificeerd als onderdeel van de fusieplanning.
Fusie van drie omroepen naar NTR
Drie verschillende publieke omroepen werden gesommeerd om samen te smelten tot één nieuwe omroep (NTR). Deze opdracht omvatte het opzetten van een algehele programmaplanning inclusief alle politieke, vakbonds- en wetgevende mijlpalen in combinatie met de interne planning om tijdig de overgang naar de verschillende nieuwe afdelingen voor HR, ICT, juridische zaken, facilitaire zaken en alle zakelijke (productie) functies te realiseren. Wekelijkse vergaderingen met voormalige/nieuwe CEO’s van oude/nieuwe organisatie om te sturen op de algemene doelstellingen, evenals vele individuele sessies met toekomstige managers om hen te helpen bij het opzetten van hun nieuwe afdelingen.
Fusie van vier onderwijsinstellingen naar SCIO Groep
Integraal Kindcentrum). Om dit te bereiken moest er een nieuwe organisatievorm gevonden worden en moest er een gedeelde visie op de toekomst van deze organisatie ontwikkeld worden. Nadat dit was vastgesteld, werd een transitieplan ontwikkeld en uitgevoerd. Dit plan omvatte alle organisatorische, ICT, facilitaire, HR, didactische aanpak, juridische en fiscale aspecten die nodig waren om de nieuwe organisatie (SCIO Groep) neer te zetten.