Wanneer prestatieverbetering ?
Vrijwel alle organisaties brengen hun primaire producten voort middels processen. Deze processen zijn vaak eenvoudig begonnen en hebben zich in de loop van de tijd steeds aangepast aan veranderende eisen zoals die voortkomen uit klantwensen, nieuwe technologie, aangepaste wet- en regelgeving etc.
Omdat processen vaak niet expliciet zichtbaar zijn, openbaren capaciteit- en kwaliteitsproblemen zich vaak in de vorm van tekorten aan mensen en middelen of ondermaatse en te laat geleverde producten. Vaak zijn dit echter afgeleide problemen omdat ze het symptoom zijn van niet goed afgestemde en/of gedimensioneerde processen.
Om de organisatie in staat te stellen haar processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het van belang om duidelijk vast te stellen welke klantbehoefte er ingevuld dient te worden en waar de klant voor wenst te betalen. Vanuit dit begrip is het van belang om alle betrokken processen zo te organiseren dat zij hierop afgestemd zijn. Vervolgens wordt de capaciteit van elke schakel in de keten geoptimaliseerd voor zowel doorlooptijd als kwaliteit met de juiste capaciteit voor elke unit/afdeling/machine. Het optimaliseren van de processen is niet een eenmalige exercitie, maar is tevens gericht op het aanleren van methoden en technieken door mensen die de processen uitvoeren & begeleiden zodat zijn zelf in staat zullen zijn om hun processen continue te kunnen meten en verbeteren.
Aanpak
- CONTRACTEREN (opdracht verstrekken)
- RICHTING BEPALEN (wat zijn organisatie,- afdeling- en procesdoelen)
- KIEZEN VERBETERGEBIEDEN (waar is het meeste voordeel te behalen)
- ONDERZOEK (proces & data analyse)
- DOORVOEREN VERBETERINGEN (specifiek per functie & proces en dicht bij & door de mensen op de werkvloer)
- VERANKEREN VERBETERINGEN (medewerkers opleiden om zelf door te gaan met verbeteren)
Voorbeeld prestatieverbeteringen
Supply chain management verbetering van ‘First Time Right’ inkomende materialen van 90% naar 98%
Voor een grote internationale streaming partij is de end to end supply chain voor vertalingen geoptimaliseerd. Er werden in totaal meer dan 40 processen geanalyseerd in samenwerking met de operationele afdelingen (in totaal circa 300 personen) om te komen tot betere zelfsturing van de dagelijkse planning en er zijn diverse verbeterprojecten uitgevoerd om processen te verbeteren. het resultaat was een verbetering van ‘First Time Right’ van circa 93% naar 98% hetgeen resulteerde in een enorme afname van werkdruk en een enorme toename in klanttevredenheid.
Omzetverhoging advertentieverkoop met 5% bij 100% bezetting
Voor een startup mediabedrijf is een project uitgevoerd om de medewerkers te stimuleren steeds naar verbeteringen in hun processen te zoeken. Dit heeft geresulteerd in geoptimaliseerde processen waarbij leveranciers gevraagd is hun systemen te verbeteren zodat deze de processen van de startup beter zouden ondersteunen, deze verbeteringen worden door de operationele teams zelf doorgevoerd. Ook is middels een project uitgezocht was de belangrijkste knelpunten waren om meer omzet bij een gelijkblijvende hoeveelheid advertentieminuten te kunnen maken. Dit resulteerde zijn een nieuwe KPI die nu daar alle betrokken teams gebruikt wordt. Een ander zeer belangrijk winstpunt is dat de teams enthousiast zijn over de aanpak en gemotiveerd zijn de continue verbetering door te blijven zetten.
Inkomende materialen 4x sneller verwerken
Voor een Shared Services Centrum is de kwaliteitscontrole van audio en videomaterialen in het bestaande process in detail geanalyseerd op waardetoevoegende en niet waardetoevoegende activiteiten, dit in het kader van een project om zoveel mogelijk taken te digitaliseren en te automatiseren door gebruik te maken van de nieuwste workflow management oplossingen (WFM). Het project resulteerde in het terugbrengen van de verwerkingstijd van 2 (werk) dagen naar een halve (werk) dag. Als resultaat hiervan kon deze afdeling meer tijd besteden aan klantrelatiemanagement om de omzet van de organisatie verder te verhogen.
Indicatie van te gebruiken methoden
- Customer Centric Design
- Lean – Agile
- SCRUM
- Lean Six Sigma
- Business Process Redesign
- Total Quality Management